Sewa Mesin Fotostat di Pajam untuk Syarikat Trading & Gudang

Dalam syarikat trading yang mempunyai gudang sendiri, masalah tidak semestinya berlaku kerana stok tidak cukup.

Kadang-kadang stok memang ada — tetapi barang yang salah diambil, kuantiti salah, saiz pembungkusan tidak sama atau pesanan pelanggan bercampur dengan pesanan lain.

Contohnya pelanggan memesan:

• 10 karton Produk A

• 6 kotak Produk B

• 24 unit Produk C

Semua barang ada di gudang.

Tetapi jika staf tersalah membaca antara karton, kotak dan unit, penghantaran masih boleh menjadi salah walaupun stok mencukupi.

Bagi syarikat yang mencari sewa mesin fotostat di Pajam untuk syarikat trading & gudang, mesin fotostat pelbagai fungsi boleh membantu bahagian Jualan, Pentadbiran, Gudang, Pembelian dan Akaun mengurus dokumen pesanan, senarai pengambilan barang, penghantaran serta imbasan dokumen dengan lebih teratur.

Fokusnya bukan sekadar mencetak DO atau invois.

Yang lebih penting ialah memastikan apa yang pelanggan pesan sama dengan apa yang gudang keluarkan dan apa yang akhirnya dihantar.

Satu Produk Boleh Mempunyai Beberapa Unit Pengiraan

Dalam syarikat trading, satu barang mungkin dijual dalam:

• unit

• pek

• kotak

• karton

• set

Contohnya:

1 karton = 12 kotak
1 kotak = 6 unit

Jika Jualan membuat pesanan dalam unit tetapi Gudang bekerja berdasarkan karton, kesilapan mudah berlaku.

Sebab itu dokumen seperti pesanan pelanggan, picking list dan delivery order perlu menggunakan unit ukuran yang jelas.

Jangan hanya tulis:

Qty: 10

Lebih baik:

Qty: 10 karton

Maklumat kecil seperti ini boleh mengelakkan kesilapan besar.

Kod Produk Lebih Selamat daripada Bergantung pada Nama Barang

Sesetengah produk mempunyai nama yang hampir sama.

Contohnya:

• Model 500A

• Model 500B

• Model 500C

Atau produk yang sama tetapi berbeza:

• warna

• saiz

• kapasiti

• pembungkusan

Jika gudang hanya membaca nama secara sepintas lalu, risiko tersalah ambil meningkat.

Kod barang atau SKU yang konsisten membantu menyambungkan:

Pesanan Jualan → Picking List → Gudang → DO → Invois

Supaya semua jabatan merujuk kepada produk yang sama.

Picking List Perlu Sesuai untuk Orang yang Mengambil Barang

Picking list bukan sekadar salinan pesanan pelanggan.

Ia perlu membantu staf gudang melakukan kerja dengan cepat dan tepat.

Maklumat yang berguna boleh termasuk:

• nombor pesanan

• kod barang

• keterangan ringkas

• kuantiti

• unit ukuran

• lokasi rak jika digunakan

• catatan khas

Jika dokumen terlalu padat atau tulisan terlalu kecil, staf lebih mudah tersalah baca.

Untuk senarai yang mempunyai banyak SKU, susun atur yang jelas lebih penting daripada memasukkan terlalu banyak maklumat pada satu halaman.

Satu Pesanan Besar Boleh Memerlukan Beberapa Pusingan Pengambilan

Pelanggan mungkin memesan 30 jenis barang.

Sebahagian berada di satu kawasan gudang, sebahagian lagi di bahagian lain.

Jika staf mengambil barang secara berperingkat, status perlu jelas:

Belum Ambil

Sebahagian Siap

Lengkap

Tanpa status ini, orang kedua mungkin menyangka pesanan sudah lengkap sedangkan beberapa barang masih belum diambil.

Untuk syarikat yang mempunyai banyak pesanan serentak, dokumen kerja yang jelas membantu mengurangkan kekeliruan.

“Sudah Picking” Tidak Sama dengan “Sudah Diperiksa”

Barang sudah diambil dari rak.

Tetapi sebelum dibungkus atau dihantar, sesetengah syarikat menggunakan pemeriksaan kedua.

Contohnya staf lain memeriksa:

• kod barang

• kuantiti

• keadaan barang

• pesanan pelanggan

Ini sangat berguna untuk barangan yang mempunyai banyak variasi.

Kesilapan yang dikesan di gudang jauh lebih mudah dibetulkan berbanding selepas lori sudah sampai kepada pelanggan.

Dokumen Boleh Digunakan sebagai Titik Semakan

Untuk pesanan yang lebih kompleks, satu aliran mudah boleh menjadi:

Pesanan → Picking → Semakan → Pembungkusan → DO → Penghantaran

Tidak semestinya setiap langkah memerlukan borang berasingan.

Tujuan sebenarnya ialah memastikan ada titik yang jelas untuk mengesahkan bahawa barang betul sebelum keluar.

Mesin fotostat membantu apabila dokumen kerja, DO atau salinan sokongan masih digunakan dalam proses tersebut.

Campuran Pesanan Pelanggan Perlu Dielakkan

Bayangkan tiga pelanggan mempunyai Produk A dalam pesanan masing-masing.

Jika semua barang diletakkan di kawasan pembungkusan tanpa tanda yang jelas, risiko tertukar meningkat.

Rujukan seperti:

• nombor pelanggan

• nombor pesanan

• nombor DO

perlu kekal bersama barang sehingga penghantaran selesai.

Bagi operasi yang mempunyai banyak pesanan kecil setiap hari, disiplin ini sangat penting.

Perubahan Pesanan Selepas Picking Perlu Dikawal

Pelanggan sudah membuat pesanan.

Gudang sudah mula mengambil barang.

Kemudian Jualan menerima perubahan:

“Tambah dua karton.”

atau:

“Buang item ini.”

Jika perubahan hanya dihantar melalui WhatsApp kepada seorang staf, kemungkinan besar dokumen gudang masih menggunakan kuantiti lama.

Perubahan selepas picking bermula perlu dikemas kini pada rujukan kerja yang sama.

Ini membantu mengelakkan keadaan di mana Jualan mempunyai versi baharu tetapi Gudang masih mengikuti versi lama.

Barang Pengganti Jangan Diberikan Tanpa Pengesahan

Kadang-kadang barang yang dipesan tidak tersedia tetapi terdapat model lain yang hampir sama.

Gudang mungkin fikir:

“Yang ini lebih kurang sama.”

Namun pelanggan mungkin memerlukan spesifikasi tertentu.

Barang pengganti sebaiknya mempunyai pengesahan yang jelas sebelum dihantar.

Ini sangat penting untuk syarikat trading yang menjual barang teknikal, alat ganti atau produk dengan banyak variasi.

Pembungkusan Juga Sebahagian daripada Ketepatan Pesanan

Barang yang betul boleh tetap menimbulkan aduan jika:

• kuantiti dalam kotak salah

• label salah

• beberapa barang tertinggal

• kotak pelanggan bercampur

• pembungkusan rosak

Untuk pesanan besar, dokumen pembungkusan atau senarai ringkas boleh membantu memastikan jumlah akhir sepadan dengan DO.

Delivery Order Perlu Menggambarkan Apa yang Benar-Benar Dihantar

DO tidak sepatutnya disediakan berdasarkan pesanan awal sahaja jika kuantiti penghantaran sebenar sudah berubah.

Contohnya pelanggan pesan 100 unit tetapi hanya 80 dihantar hari ini.

DO hari tersebut perlu menunjukkan 80 unit.

Baki boleh diurus mengikut sistem syarikat.

Ini penting kerana DO akan menjadi rujukan kepada:

• pelanggan

• Gudang

• Jualan

• Akaun

selepas barang keluar.

Salinan DO Bertandatangan Sangat Penting kepada Akaun

Selepas penghantaran selesai, salinan penerimaan pelanggan boleh menjadi dokumen sokongan penting.

Jika DO bertandatangan kembali ke pejabat tetapi hanya diletakkan dalam fail fizikal, Akaun mungkin masih perlu mencari dokumen tersebut kemudian.

Dengan ADF, beberapa DO boleh diimbas sekaligus dan disimpan mengikut pelanggan atau nombor dokumen.

Contohnya:

Customer / DO / Tarikh

Ini memudahkan rujukan apabila timbul pertanyaan tentang penghantaran.

ADF Sangat Berguna untuk Syarikat Trading yang Banyak Dokumen

Dokumen harian boleh datang daripada:

• pelanggan

• pembekal

• Gudang

• penghantaran

• Akaun

Antaranya:

• PO

• DO

• invoice

• supplier documents

• signed delivery copies

• stock forms

ADF membolehkan dokumen berbilang halaman diimbas secara berkumpulan tanpa perlu meletakkan setiap halaman satu persatu.

Jika banyak dokumen mempunyai maklumat pada kedua-dua belah, fungsi imbasan dua muka juga patut diberi perhatian.

Jangan Simpan Semua Imbasan sebagai SCAN001

Selepas beberapa bulan, fail seperti:

SCAN001.pdf
SCAN002.pdf
SCAN003.pdf

tidak lagi membantu.

Nama fail yang lebih berguna boleh mengikut:

Pelanggan + Nombor DO + Tarikh

atau:

Pembekal + PO + Tarikh

Tidak perlu terlalu panjang.

Asalkan staf lain masih boleh mencari fail tanpa membuka satu demi satu.

Imbas Terus ke Folder Boleh Mengurangkan Kerja Manual

Jika rangkaian syarikat menyokongnya, dokumen boleh diimbas terus ke folder mengikut fungsi.

Contohnya:

Jualan

Pesanan / Pelanggan / Dokumen Sokongan

Gudang

Picking / Penghantaran / Penerimaan

Pembelian

PO / Pembekal / Dokumen Sokongan

Akaun

Invoice / Signed DO / Payment Supporting

Ini lebih teratur berbanding semua jabatan mengimbas ke satu komputer yang sama.

Pembelian dan Gudang Perlu Menggunakan Maklumat Produk yang Sama

Pembelian mungkin membuat pesanan daripada pembekal berdasarkan kod tertentu.

Apabila barang sampai, Gudang perlu mengesahkan barang yang diterima ialah item yang sama.

Jika supplier menggunakan nama produk berbeza, syarikat boleh mempunyai rujukan dalaman sendiri untuk membantu padanan.

Ini penting untuk trading company yang mempunyai ratusan atau ribuan SKU.

Dokumen Penerimaan Barang Perlu Mudah Dicari

Apabila barang masuk, mungkin terdapat:

• supplier DO

• invoice

• packing list

• dokumen pemeriksaan

Jika berlaku perbezaan kuantiti atau barang rosak, dokumen penerimaan tersebut menjadi rujukan penting.

Mengimbas dokumen ketika ia masih berada di tangan staf lebih mudah daripada cuba mencarinya beberapa bulan kemudian.

Cetakan A3 Berguna untuk Gambaran Stok dan Operasi

A3 tidak diperlukan untuk semua kerja gudang.

Tetapi ia boleh berguna untuk:

• senarai SKU yang panjang

• pelan kawasan gudang

• jadual penghantaran

• ringkasan pesanan

• laporan prestasi

• carta operasi

Apabila terlalu banyak lajur dipadatkan pada A4, maklumat menjadi kecil dan sukar dibaca.

Untuk DO dan picking list biasa, A4 masih lebih praktikal.

Hitam Putih Sesuai untuk Majoriti Dokumen Trading

Kebanyakan dokumen seperti:

• PO

• DO

• picking list

• invoice

• laporan stok

• dokumen pembekal

boleh dicetak hitam putih.

Warna boleh digunakan apabila benar-benar membantu, contohnya untuk:

• katalog

• gambar produk

• carta

• bahan jualan

Tidak perlu menggunakan warna untuk setiap dokumen operasi.

Mesin Utama Lebih Sesuai di Pejabat Gudang atau Kawasan Operasi

Bagi syarikat trading & gudang di Pajam, main multifunction copier biasanya lebih sesuai ditempatkan di:

• Pejabat Gudang

• Pentadbiran

• Pejabat Operasi

• kawasan Jualan dan Akaun yang berdekatan

Elakkan meletakkan mesin terus di kawasan yang terlalu terdedah kepada:

• habuk

• kelembapan

• pergerakan forklift

• risiko hentakan

Jika gudang sangat besar, pencetak A4 tambahan berhampiran kawasan operasi boleh dipertimbangkan untuk kerja ringkas.

Jangan Pilih Mesin Berdasarkan Kelajuan Sahaja

Syarikat trading & gudang patut melihat keperluan seperti:

• jumlah pengguna

• jumlah DO harian

• jumlah dokumen yang diimbas

• ADF

• imbasan dua muka

• sambungan rangkaian

• penggunaan A3

• kapasiti kertas

• cetakan hitam putih atau warna

• lokasi mesin

Kadang-kadang mesin yang sedikit lebih perlahan tetapi mempunyai ADF dan fungsi imbasan yang lebih sesuai memberi lebih banyak manfaat kepada operasi harian.

Tanda Aliran Dokumen Trading & Gudang Sudah Perlu Diperkemaskan

Antara tanda yang biasa dilihat:

• staf keliru antara unit, kotak dan karton

• kod barang hampir sama sering tersalah pilih

• picking list tidak menunjukkan maklumat yang cukup jelas

• perubahan pesanan tidak sampai kepada Gudang

• barang sudah diambil tetapi tidak pasti sama ada sudah diperiksa

• DO tidak sepadan dengan kuantiti sebenar dihantar

• signed DO lambat sampai kepada Akaun

• dokumen penerimaan pembekal sukar dicari

• fail imbasan mempunyai nama yang tidak jelas

• beberapa jabatan bergantung kepada satu komputer untuk scanning

Jika masalah seperti ini berlaku berulang kali, penambahbaikan pada aliran dokumen boleh membantu mengurangkan kesilapan tanpa menambah terlalu banyak proses.

Sewa Mesin Fotostat di Pajam untuk Syarikat Trading & Gudang

Great Image Marketing menyediakan pilihan sewa mesin fotostat, copier rental dan printer rental untuk syarikat trading, gudang, pejabat operasi, Pembelian, Jualan dan Akaun.

Pilihan sewa tersedia bermula daripada RM99 sebulan, bergantung kepada model dan pakej yang dipilih.

Pakej tertentu boleh merangkumi:

• toner

• alat ganti

• penyelenggaraan

• sokongan pembaikan

• penghantaran

• pemasangan

Untuk operasi trading dan gudang, pemilihan mesin boleh dibuat berdasarkan penggunaan sebenar seperti:

• jumlah DO dan PO

• jumlah pengguna

• ADF

• imbasan dua muka

• cetakan rangkaian

• keperluan A3

• kapasiti kertas

• jumlah dokumen yang perlu diimbas

• lokasi pejabat dan gudang

Matlamatnya ialah menyediakan satu mesin bersama yang membantu Jualan, Gudang dan Akaun mengurus dokumen dengan lebih lancar tanpa menjadikan cetakan dan imbasan satu lagi punca kelewatan.

Kawasan Servis Sekitar Pajam

Servis sewa mesin fotostat tersedia untuk Pajam dan kawasan berdekatan seperti:

• Pajam

• Mantin

• Nilai

• Bandar Baru Nilai

• Nilai Impian

• Lenggeng

• Labu

• Seremban

• kawasan sekitar Negeri Sembilan

Great Image Marketing turut menyediakan servis sewa mesin fotostat di Negeri Sembilan, Kuala Lumpur, Selangor, Melaka dan Johor.

Ketepatan Pesanan Bermula Sebelum Barang Keluar dari Gudang

Pelanggan membuat pesanan.

Jualan mengesahkan item dan kuantiti.

Gudang mengambil barang.

Pesanan diperiksa.

Barang dibungkus.

DO dikeluarkan.

Pelanggan menerima penghantaran.

Salinan bertandatangan kembali kepada Akaun.

Apabila kod produk, unit ukuran dan nombor pesanan digunakan secara konsisten dari awal hingga akhir, risiko barang salah atau kuantiti salah dapat dikurangkan.

Mesin fotostat pelbagai fungsi tidak menggantikan sistem inventori atau ERP. Tetapi selagi operasi masih menggunakan PO, picking list, DO, dokumen pembekal dan salinan bertandatangan, mesin yang sesuai boleh membantu dokumen fizikal dan digital bergerak dengan lebih teratur.

Jika syarikat anda sedang mencari sewa mesin fotostat di Pajam untuk syarikat trading & gudang, Great Image Marketing menyediakan pilihan mesin fotostat pelbagai fungsi untuk cetakan dokumen operasi, A3, ADF, imbasan dan kegunaan pejabat gudang.

Great Image Marketing Sdn Bhd
Ditubuhkan sejak 2015
Your Copier Specialist
Professional Service You Can Trust

Call / WhatsApp: 010-939 3213

Soalan Lazim

Apakah fungsi mesin fotostat yang sesuai untuk syarikat trading dan gudang?

ADF, imbasan dua muka, cetakan rangkaian, A3 dan kapasiti kertas yang sesuai biasanya berguna untuk PO, DO, picking list dan dokumen pembekal.

Kenapa ADF penting?

ADF membantu staf mengimbas banyak DO, PO, invoice dan dokumen penerimaan secara berkumpulan dengan lebih cepat.

Adakah gudang memerlukan mesin warna?

Tidak semestinya. Kebanyakan dokumen operasi boleh dicetak hitam putih. Warna lebih sesuai untuk katalog, gambar produk atau laporan tertentu.

Bila A3 berguna?

A3 sesuai untuk senarai panjang, pelan gudang, jadual penghantaran dan laporan yang sukar dibaca apabila dipadatkan ke A4.

Di mana mesin utama sesuai diletakkan?

Biasanya di Pejabat Gudang, Operasi atau Pentadbiran yang mudah dicapai tetapi lebih terlindung daripada habuk, forklift dan aktiviti berat.

Adakah satu mesin mencukupi?

Ia bergantung kepada susun atur. Satu multifunction copier mungkin cukup untuk pejabat yang berdekatan dengan gudang, manakala gudang besar boleh menggunakan pencetak A4 tambahan di kawasan operasi tertentu.