Sewa Mesin Fotostat di Rasah untuk Klinik Swasta

Sebuah klinik swasta tidak semestinya mempunyai corak penggunaan mesin fotostat yang sama setiap hari.

Pada waktu tertentu, klinik mungkin hanya mengurus konsultasi biasa. Pada hari lain, jumlah dokumen meningkat kerana pemeriksaan kesihatan, permohonan laporan perubatan, urusan syarikat panel, surat rujukan atau dokumen pentadbiran.

Sebab itu bagi klinik yang mencari sewa mesin fotostat di Rasah, pemilihan mesin tidak sepatutnya dibuat berdasarkan jumlah pesakit sahaja.

Lebih penting untuk melihat jenis perkhidmatan klinik dan jenis dokumen yang bergerak di belakang setiap perkhidmatan tersebut.

Mesin fotostat pelbagai fungsi yang sesuai boleh membantu bahagian kaunter, pentadbiran dan doktor mengurus cetakan, salinan dan imbasan dengan lebih lancar tanpa menambah terlalu banyak kerja manual.

Jumlah Pesakit Sama, Tetapi Beban Dokumen Boleh Sangat Berbeza

Dua klinik masing-masing menerima 60 pesakit sehari.

Klinik pertama kebanyakannya mengendalikan konsultasi ringkas.

Klinik kedua pula banyak mengurus:

• pemeriksaan kesihatan

• pesakit syarikat

• surat rujukan

• laporan perubatan

• borang pihak ketiga

• dokumen sokongan

Jumlah pesakit hampir sama, tetapi keperluan mencetak dan mengimbas mungkin jauh berbeza.

Sebab itu mesin tidak patut dipilih hanya berdasarkan soalan:

“Berapa ramai pesakit sehari?”

Soalan yang lebih berguna ialah:

“Apakah jenis dokumen yang paling banyak diproses oleh klinik?”

Setiap Jenis Perkhidmatan Boleh Mempunyai Keperluan Dokumen Berbeza

Untuk konsultasi biasa, dokumen fizikal mungkin minimum.

Tetapi perkhidmatan tertentu boleh menghasilkan lebih banyak kerja pentadbiran.

Contohnya pemeriksaan kesihatan mungkin melibatkan:

• borang pendaftaran

• borang pemeriksaan

• keputusan tertentu

• surat pengesahan

• dokumen syarikat

Permohonan laporan perubatan pula mungkin melibatkan dokumen terdahulu, surat permohonan dan dokumen sokongan.

Apabila klinik mempunyai beberapa jenis perkhidmatan, mesin yang mempunyai ADF dan fungsi imbasan yang baik boleh menjadi lebih berguna daripada sekadar mesin yang mempunyai kelajuan cetakan tinggi.

Pemeriksaan Kesihatan Berkumpulan Boleh Mengubah Corak Penggunaan Mesin

Klinik mungkin menerima kumpulan pekerja daripada sebuah syarikat pada hari tertentu.

Pada hari biasa, mesin digunakan secara sederhana.

Tetapi apabila 20 atau 30 orang datang untuk pemeriksaan dalam satu tempoh, bahagian pentadbiran mungkin perlu mengurus banyak dokumen serentak.

Jika setiap individu mempunyai beberapa halaman, jumlah kertas boleh meningkat dengan cepat.

Dalam situasi seperti ini, perkara seperti:

• kapasiti kertas

• ADF

• imbasan dua muka

• kestabilan mesin

menjadi lebih penting.

Dokumen Berkumpulan Perlu Dipisahkan dengan Jelas

Apabila beberapa individu daripada syarikat yang sama datang serentak, mudah berlaku keadaan di mana dokumen bercampur.

Sebab itu setiap set dokumen perlu mempunyai rujukan yang jelas seperti:

• nama

• nombor pengenalan dalaman

• syarikat

• tarikh

• jenis pemeriksaan

Format sebenar bergantung kepada sistem klinik.

Tujuannya ialah memastikan satu dokumen tidak tersimpan di bawah individu yang salah.

Permohonan Laporan Perubatan Mempunyai Aliran Kerja yang Berbeza

Laporan perubatan bukan sekadar mencetak rekod lama.

Biasanya terdapat beberapa peringkat pentadbiran sebelum dokumen boleh disediakan.

Contohnya:

Permohonan diterima → maklumat disemak → dokumen disediakan → doktor menyemak → laporan dikeluarkan

Jika terdapat banyak permohonan pada masa yang sama, klinik perlu mengetahui yang mana:

• baru diterima

• sedang disediakan

• menunggu semakan

• sudah siap

Mesin fotostat membantu pada bahagian cetakan dan imbasan, tetapi status permohonan tetap perlu dikawal melalui sistem atau rekod dalaman klinik.

Surat Rujukan Perlu Mudah Dikeluarkan apabila Diperlukan

Doktor mungkin perlu mengeluarkan surat rujukan kepada:

• hospital

• pakar

• pusat diagnostik

• fasiliti perubatan lain

Dalam keadaan seperti ini, mesin yang disambungkan dengan baik kepada komputer klinik membantu dokumen dicetak tanpa terlalu banyak langkah tambahan.

Jika surat perlu ditandatangani dan salinan digital disimpan, dokumen tersebut boleh diimbas semula ke lokasi yang ditetapkan oleh klinik.

ADF Membantu untuk Dokumen Berbilang Halaman

Untuk klinik yang kerap mengurus dokumen fizikal, ADF sangat berguna.

Antara dokumen yang mungkin perlu diimbas ialah:

• borang pendaftaran

• surat rujukan

• dokumen syarikat

• borang pihak ketiga

• laporan terdahulu

• surat bertandatangan

Tanpa ADF, staf perlu meletakkan setiap halaman satu persatu di atas kaca mesin.

Untuk penggunaan harian, perbezaan ini boleh memberi kesan besar kepada masa pentadbiran.

Imbasan Dua Muka Penting jika Maklumat Terdapat di Belakang Borang

Sesetengah borang mempunyai maklumat pada kedua-dua belah.

Jika staf hanya mengimbas bahagian hadapan, fail digital menjadi tidak lengkap.

Sebab itu klinik yang masih menerima banyak dokumen fizikal patut mempertimbangkan mesin yang menyokong imbasan dua muka secara automatik.

Ia mengurangkan risiko halaman belakang tertinggal.

Imbas Terus ke Folder Boleh Mengurangkan Kerja Berulang

Cara biasa yang kurang cekap ialah:

Imbas → hantar ke e-mel sendiri → muat turun → tukar nama → pindah ke folder

Untuk satu atau dua dokumen, cara ini masih mudah.

Tetapi jika dilakukan berkali-kali setiap hari, ia menambah banyak langkah kecil.

Jika rangkaian klinik menyokongnya, destinasi imbasan boleh disusun mengikut kegunaan seperti:

Pentadbiran

Surat / Dokumen Syarikat / Dokumen Sokongan

Laporan

Permohonan / Dokumen Berkaitan

Kewangan

Invois / Pembekal / Dokumen Sokongan

Pengurusan

Dokumen Dalaman / Surat Rasmi

Akses sebenar perlu mengikuti kawalan dalaman klinik.

Mesin Fotostat Klinik Perlu Berada di Kawasan Staf

Klinik mempunyai banyak dokumen yang tidak sepatutnya dilihat oleh orang awam.

Sebab itu mesin utama lebih sesuai ditempatkan di kawasan:

• pentadbiran

• bilik kerja staf

• ruang belakang kaunter

dan bukan di tempat yang mudah dicapai oleh pesakit atau pelawat.

Selain melindungi dokumen, lokasi ini juga memudahkan staf membuat cetakan dan imbasan tanpa mengganggu ruang menunggu.

Cetakan Selamat Berguna untuk Dokumen Tertentu

Jika mesin dan rangkaian menyokong fungsi cetakan selamat, ia boleh digunakan untuk dokumen yang lebih sensitif.

Dokumen hanya keluar apabila pengguna berada di hadapan mesin dan melepaskan cetakan.

Fungsi ini sesuai untuk dokumen terpilih seperti:

• dokumen staf

• rekod kewangan

• laporan pengurusan

• dokumen pelanggan atau pesakit tertentu

Tidak semua cetakan perlu menggunakan fungsi ini.

Penggunaan secara terpilih lebih praktikal.

Tidak Semua Klinik Memerlukan Mesin Warna

Sebahagian besar dokumen pentadbiran boleh dicetak hitam putih.

Contohnya:

• surat

• borang

• dokumen sokongan

• rekod dalaman

• invois

Mesin warna lebih berguna jika klinik juga menghasilkan:

• carta

• bahan pendidikan

• poster

• dokumen bergambar

• bahan pemasaran

Jika penggunaan warna sangat rendah, mesin hitam putih yang sesuai mungkin lebih ekonomik.

Jika klinik memang menggunakan warna secara tetap, mesin warna pelbagai fungsi lebih praktikal berbanding menyelenggara beberapa pencetak berasingan.

A3 Bukan Keperluan Semua Klinik

Kebanyakan dokumen klinik menggunakan A4.

Namun A3 boleh berguna untuk kegunaan tertentu seperti:

• carta

• poster dalaman

• bahan pendidikan kesihatan

• jadual besar

• paparan pentadbiran

Jika klinik jarang menggunakan A3, ia tidak sepatutnya menjadi faktor utama.

Tetapi jika A3 kerap dihantar keluar untuk dicetak, mesin A3 boleh memberi lebih banyak kemudahan.

Beberapa Pencetak Kecil Tidak Semestinya Lebih Mudah

Sesetengah klinik berkembang secara berperingkat.

Kaunter mempunyai satu pencetak.

Bilik doktor ada satu lagi.

Pentadbiran membeli pencetak lain.

Akhirnya klinik perlu mengurus:

• beberapa jenis toner

• beberapa pemacu pencetak

• penyelenggaraan berasingan

• fungsi imbasan yang berbeza

Kadangkala lebih praktikal untuk memusatkan kerja yang lebih berat kepada satu mesin fotostat pelbagai fungsi dan mengekalkan pencetak kecil hanya di tempat yang memang memerlukannya.

Kaunter Hadapan Tidak Semestinya Memerlukan Mesin Fotostat Besar

Kaunter mungkin hanya memerlukan cetakan ringkas dan cepat.

Mesin utama pula digunakan untuk:

• imbasan

• salinan banyak halaman

• dokumen pentadbiran

• cetakan pukal

Dalam keadaan ini, gabungan pencetak kecil di kaunter + mesin pelbagai fungsi di ruang pentadbiran boleh menjadi lebih praktikal daripada meletakkan satu mesin besar di hadapan.

Masa Paling Sibuk Perlu Diambil Kira

Klinik tidak menggunakan mesin pada kadar yang sama sepanjang hari.

Beban boleh meningkat ketika:

• pembukaan klinik

• pertukaran syif

• kumpulan pemeriksaan kesihatan

• banyak dokumen perlu disiapkan serentak

• kerja pentadbiran selepas waktu pesakit berkurang

Jadi mesin sebaiknya dinilai berdasarkan waktu sibuk, bukan hanya jumlah cetakan sebulan.

Jangan Jadikan Mesin Satu Lagi Punca Gangguan kepada Staf

Antara tanda bahawa susunan sedia ada kurang sesuai ialah:

• dokumen berbilang halaman mengambil terlalu lama untuk diimbas

• staf kerap menggunakan e-mel sendiri hanya untuk memindahkan fail imbasan

• dokumen sering tertinggal di dulang cetakan

• hanya satu komputer boleh mengimbas

• beberapa pencetak menggunakan toner berlainan

• kaunter terpaksa mengurus kerja cetakan pentadbiran yang banyak

• mesin terlalu jauh daripada staf yang paling banyak menggunakannya

• dokumen dua muka kerap diimbas tidak lengkap

Masalah seperti ini nampak kecil, tetapi apabila berlaku setiap hari, ia membuang masa staf.

Sewa Mesin Fotostat di Rasah untuk Klinik Swasta

Great Image Marketing menyediakan pilihan sewa mesin fotostat, copier rental dan printer rental untuk klinik swasta, pusat perubatan, pejabat pentadbiran klinik dan perniagaan penjagaan kesihatan.

Pilihan sewa tersedia bermula daripada RM99 sebulan, bergantung kepada model dan pakej yang dipilih.

Pakej tertentu boleh merangkumi toner, alat ganti, penyelenggaraan, sokongan pembaikan, penghantaran dan pemasangan mengikut terma pakej.

Untuk klinik swasta, pemilihan mesin boleh dibuat berdasarkan:

• jenis perkhidmatan klinik

• jumlah pengguna

• jumlah imbasan

• keperluan ADF

• imbasan dua muka

• hitam putih atau warna

• keperluan A3

• sambungan rangkaian

• lokasi mesin

• waktu penggunaan paling sibuk

Tujuannya ialah menyediakan mesin yang memudahkan kerja staf tanpa menambah langkah pentadbiran yang tidak perlu.

Kawasan Servis Sekitar Rasah

Servis sewa mesin fotostat tersedia untuk Rasah dan kawasan sekitarnya seperti:

• Rasah

• Rasah Jaya

• Seremban

• Seremban 2

• Mambau

• Rahang

• Senawang

• kawasan sekitar Negeri Sembilan

Great Image Marketing turut menyediakan servis sewa mesin fotostat di Negeri Sembilan, Kuala Lumpur, Selangor, Melaka dan Johor.

Pilih Mesin Mengikut Cara Klinik Bekerja

Klinik yang banyak mengurus pemeriksaan kesihatan mempunyai keperluan berbeza daripada klinik yang lebih banyak menerima konsultasi biasa.

Begitu juga klinik yang banyak mengurus laporan, surat rujukan dan dokumen syarikat mungkin memerlukan kemampuan imbasan yang lebih tinggi.

Sebab itu mesin fotostat untuk klinik sebaiknya dipilih berdasarkan aliran dokumen sebenar, bukan hanya jumlah pesakit atau kelajuan mesin.

Jika klinik anda sedang mencari sewa mesin fotostat di Rasah untuk klinik swasta, Great Image Marketing menyediakan pilihan mesin fotostat pelbagai fungsi untuk cetakan, salinan, ADF, imbasan dua muka dan kegunaan pentadbiran klinik.

Great Image Marketing Sdn Bhd
Ditubuhkan sejak 2015
Your Copier Specialist
Professional Service You Can Trust

Call / WhatsApp: 010-939 3213

Soalan Lazim

Apakah fungsi mesin fotostat yang penting untuk klinik swasta?

ADF, imbasan dua muka, cetakan rangkaian dan fungsi imbas terus ke folder biasanya berguna kerana klinik perlu mengurus banyak jenis dokumen fizikal.

Adakah klinik memerlukan mesin warna?

Tidak semestinya. Hitam putih mencukupi untuk kebanyakan borang dan dokumen pentadbiran. Warna lebih berguna jika klinik banyak mencetak bahan visual, carta atau bahan promosi.

Kenapa ADF penting?

ADF membolehkan dokumen berbilang halaman diimbas dengan lebih cepat tanpa perlu meletakkan setiap halaman satu demi satu.

Di mana mesin utama sesuai diletakkan?

Biasanya di kawasan staf seperti ruang pentadbiran atau belakang kaunter, supaya mudah digunakan tetapi tidak terlalu terbuka kepada pesakit dan pelawat.

Adakah satu mesin cukup untuk sebuah klinik?

Ia bergantung kepada susun atur dan penggunaan. Klinik kecil mungkin cukup dengan satu mesin pelbagai fungsi, manakala klinik yang lebih sibuk boleh menggunakan pencetak kecil di kaunter bersama mesin utama di bahagian pentadbiran.

Perlukah klinik memilih mesin berdasarkan jumlah pesakit?

Jumlah pesakit boleh menjadi rujukan, tetapi jenis perkhidmatan, jumlah dokumen yang perlu diimbas, penggunaan oleh staf dan waktu paling sibuk biasanya memberi gambaran yang lebih tepat.