Sewa Mesin Fotostat di Putra Perdana untuk Pejabat SME

Pejabat SME di Putra Perdana selalunya bergerak dengan team yang tidak terlalu besar.

Seorang staff mungkin menjaga Admin dan HR.

Orang yang sama boleh membantu keluarkan quotation, follow up supplier dan semak customer payment.

Accounts pula bukan sekadar buat bookkeeping — mereka mungkin perlu cari signed delivery order, semak purchase document dan menyediakan report untuk management.

Apabila team kecil, setiap orang memegang lebih daripada satu fungsi.

Ini membuatkan satu masalah kecil seperti printer offline, scanner lambat atau dokumen tidak dapat dicari semula terasa lebih besar berbanding dalam syarikat yang mempunyai ramai staff.

Bagi syarikat yang mencari sewa mesin fotostat di Putra Perdana untuk pejabat SME, mesin yang sesuai sepatutnya membantu mengurangkan gangguan kerja harian dan memudahkan staff bergerak daripada satu tugas kepada tugas yang lain.

Dalam SME, Masalah Sebenar Bukan Selalu “Banyak Print”

Ada pejabat yang hanya mencetak beberapa ratus halaman seminggu tetapi tetap merasakan sistem printing mereka menyusahkan.

Kenapa?

Kerana masalah bukan jumlah halaman.

Masalahnya ialah masa.

Contohnya seorang Admin sedang menyediakan quotation.

Customer menelefon meminta revised copy.

Pada masa sama supplier menghantar invoice.

Boss pula meminta report untuk meeting petang.

Kemudian seorang staff mahu scan signed document.

Jika setiap tugas perlu menggunakan printer atau scanner yang berbeza, staff mula kehilangan masa kerana perlu bertukar device, mencari file atau menyelesaikan masalah connection.

Dalam SME, perkara seperti ini mudah menjadi sebahagian daripada rutin sehingga orang tidak lagi sedar berapa banyak masa sebenarnya hilang.

Pejabat SME Bekerja Mengikut “Gangguan”, Bukan Mengikut Satu Aliran Kerja

Syarikat besar biasanya mempunyai department khusus.

SME tidak semestinya begitu.

Dalam satu pagi sahaja, seorang staff boleh berpindah daripada:

Customer enquiry → quotation → supplier call → invoice → courier document → staff matter

Kemudian kembali semula kepada quotation yang belum selesai.

Sebab itu peralatan pejabat untuk SME perlu mudah digunakan.

Staff tidak mahu berhenti lama hanya untuk:

• tukar komputer
• cari scanner lain
• sambung USB
• pindahkan file
• tunggu printer restart
• tukar toner
• cari dokumen yang baru discan

Multifunction copier yang dikongsi melalui network boleh mengurangkan beberapa gangguan seperti ini apabila setup dibuat dengan betul.

Pagi: Customer dan Sales Biasanya Datang Dahulu

Untuk banyak SME, hari bermula dengan customer enquiry.

Sales atau Admin mungkin perlu menyediakan:

• quotation
• product information
• proposal
• price list
• order confirmation
• customer form
• agreement

Quotation ialah salah satu dokumen yang nampak mudah tetapi sering mempunyai beberapa versi.

Customer mungkin minta:

• quantity berubah
• item ditambah
• harga disemak
• delivery term diubah
• payment term dikemas kini

Akhirnya mungkin terdapat:

Quotation 1

Revised Quotation

Final Quotation

Latest Final Quotation

Jika naming dan filing tidak kemas, staff mudah tersalah hantar versi.

Untuk SME, lebih baik satu customer mempunyai satu folder yang jelas daripada bergantung kepada file yang tersimpan di desktop setiap individu.

Bila Customer Confirm, Dokumen Mula Melibatkan Orang Lain

Selepas quotation diterima, kerja tidak lagi milik Sales sahaja.

Bergantung kepada jenis business, proses mungkin bergerak kepada:

• Admin
• Purchasing
• Operation
• Warehouse
• Service Team
• Accounts

Dokumen boleh bertukar daripada quotation kepada:

• customer PO
• sales order
• purchase order
• job sheet
• delivery order
• invoice

Ini ialah titik di mana maklumat mudah terputus.

Sales tahu apa customer mahu.

Tetapi Operation mungkin hanya melihat job sheet.

Accounts pula hanya melihat invoice.

Jika ada perubahan daripada customer, semua pihak perlu menerima maklumat yang sama.

Copier bukan pengganti sistem ERP, tetapi printing dan scanning yang lebih teratur membantu mengurangkan keadaan di mana satu department masih memegang dokumen lama.

SME Trading Mempunyai Satu Masalah Besar: Customer dan Supplier Bertemu di Tengah

Untuk trading company, hampir setiap transaksi mempunyai dua sisi.

Di sebelah customer:

• enquiry
• quotation
• customer PO
• delivery
• invoice
• payment

Di sebelah supplier:

• supplier quotation
• purchase order
• delivery note
• supplier invoice
• payment

Satu transaksi boleh menyebabkan beberapa staff memerlukan dokumen yang sama.

Sales mahu semak customer price.

Purchasing mahu semak supplier price.

Accounts mahu pastikan invoice betul.

Management pula mahu tahu margin.

Jika setiap department menyimpan salinan sendiri tanpa reference yang sama, checking menjadi lebih lambat.

Untuk SME trading, filing mengikut customer, supplier atau transaction reference boleh menjadi lebih penting daripada sekadar menaikkan print speed.

Service-Based SME Pula Banyak Bergantung pada Bukti Kerja Siap

Jika syarikat menyediakan servis, document flow berbeza.

Customer mungkin bermula dengan quotation.

Selepas approval, operation menyediakan:

• job order
• technician schedule
• work instruction
• service checklist
• site information

Selepas kerja selesai, team mungkin membawa balik:

• signed service report
• completion form
• parts record
• customer acknowledgement
• follow-up note

Bagi business seperti ini, kerja fizikal boleh siap tetapi urusan pejabat masih belum selesai.

Jika signed service report belum kembali kepada Accounts, invoice mungkin belum boleh dikeluarkan.

Sebab itu scanner yang mudah digunakan memberi nilai besar kepada syarikat yang mempunyai technician atau field team.

Dokumen boleh discan mengikut job number sebaik sahaja kembali ke office.

Syarikat yang Banyak Kerja di Luar Pejabat Perlu Fikir Tentang Handover

Ada SME yang mempunyai:

• installer
• technician
• salesperson
• delivery team
• project staff

yang banyak berada di luar.

Pejabat menjadi tempat semua dokumen kembali.

Contohnya:

Technician membawa balik signed report.

Driver membawa signed DO.

Sales membawa signed agreement.

Project staff membawa site confirmation.

Jika semua hardcopy hanya diletakkan di atas meja Admin, beberapa hari kemudian staff mungkin tidak tahu dokumen mana sudah diproses.

Cara mudah ialah mempunyai status yang jelas.

Contohnya:

Received → Scanned → Sent to Accounts → Filed

Ini bukan sistem yang kompleks, tetapi membantu team kecil mengelakkan dokumen “hilang dalam office”.

Tengah Hari: Purchasing dan Supplier Mula Menghasilkan Lebih Banyak Paperwork

SME yang membeli barang daripada banyak supplier biasanya mempunyai dokumen seperti:

• purchase request
• supplier quotation
• price comparison
• purchase order
• delivery note
• supplier invoice
• credit note
• statement

Kesilapan biasa berlaku apabila invoice sampai tetapi staff tidak dapat mencari PO.

Atau supplier bertanya tentang outstanding payment tetapi Accounts masih menunggu supporting document.

Untuk transaksi supplier, susunan seperti ini lebih mudah dirujuk:

Supplier → PO → Delivery → Invoice → Payment

Staff tidak perlu mengingati siapa yang simpan dokumen asal.

Jangan Biarkan Scan File Masuk ke Desktop Seorang Staff Sahaja

Ini masalah yang banyak berlaku dalam office kecil.

Scanner berfungsi.

Tetapi setiap scan masuk ke satu PC.

Contohnya komputer Admin.

Apabila staff lain memerlukan dokumen, mereka perlu bertanya:

“File tadi scan dekat mana?”

Jika Admin cuti, proses menjadi lebih susah.

Untuk shared office, scan-to-folder atau lokasi network yang boleh diakses oleh orang yang berkenaan lebih praktikal.

Contohnya:

CUSTOMER

• Quotation
• Order
• Delivery
• Invoice
• Signed Documents

SUPPLIER

• Quotation
• PO
• Delivery Note
• Invoice

OPERATION

• Job Sheet
• Service Report
• Completion

ACCOUNTS

• Billing
• Payment
• Statement
• Month-End

Struktur tidak perlu terlalu banyak layer.

SME biasanya mendapat lebih banyak manfaat daripada sistem yang ringkas dan konsisten.

Petang: Accounts Mula Mengejar Dokumen yang Dibuat Sepanjang Hari

Accounts sering menjadi department terakhir yang menerima dokumen daripada proses lain.

Customer order sudah selesai.

Delivery sudah dibuat.

Service sudah siap.

Tetapi untuk billing, Accounts masih perlukan bukti.

Contohnya:

• signed DO
• customer PO
• signed service report
• purchase document
• supplier invoice
• expense receipt

Masalahnya, Accounts tidak berada bersama technician atau driver ketika dokumen tersebut dibuat.

Mereka bergantung kepada handover.

Jika handover lambat, invoicing boleh ikut lambat.

Untuk SME yang mempunyai banyak transaksi kecil, kelewatan satu atau dua hari pada banyak invoice boleh memberi kesan kepada collection.

Untuk SME, Masa Staff Kadang-Kadang Lebih Mahal daripada Toner

Apabila memilih printer, ramai terus bandingkan harga toner.

Tetapi cuba lihat perkara lain.

Jika seorang staff membuang 15 minit sehari kerana:

• printer offline
• scan file hilang
• toner habis
• menunggu department lain
• mencari invoice lama

15 minit × 22 hari kerja sudah menjadi lebih daripada 5 jam sebulan.

Jika tiga staff mengalami perkara yang sama, jumlah masa yang hilang menjadi lebih besar.

Sebab itu printing cost perlu dilihat bersama dengan staff time.

Mesin murah tidak semestinya murah jika terlalu banyak masa diperlukan untuk menguruskannya.

Petanda SME Sudah Mempunyai Terlalu Banyak Printer Kecil

Banyak SME menambah printer secara berperingkat.

Bila Admin perlukan printer, beli satu.

Accounts perlukan printer, beli satu lagi.

Sales pun mahu sendiri.

Selepas beberapa tahun, office mungkin mempunyai empat atau lima printer.

Masalah yang mula muncul:

• toner semuanya berbeza
• satu printer Wi-Fi selalu disconnect
• satu hanya boleh print
• satu scanner sudah rosak
• satu tidak lagi compatible dengan komputer baru
• setiap department menyimpan cartridge sendiri
• repair dibuat oleh vendor berlainan

Dalam situasi seperti ini, syarikat boleh menilai sama ada sebahagian penggunaan patut disatukan kepada multifunction copier.

Tidak semestinya semua desktop printer perlu dibuang.

Yang tidak produktif sahaja perlu dikurangkan.

Bukan Semua Department Perlukan Mesin yang Sama

Sebuah SME mungkin mempunyai beberapa jenis pengguna.

Accounts

Lebih banyak:

• invoice
• statement
• receipts
• scanning

Sales

Lebih banyak:

• quotation
• proposal
• customer document

Admin

Campuran hampir semua jenis dokumen.

Management

Biasanya:

• report
• agreement
• confidential document

Operation

Lebih banyak:

• job sheet
• checklist
• service report

Memahami perbezaan ini membantu menentukan fungsi yang benar-benar diperlukan.

Jika Banyak Invoice dan Signed Documents, Scanner Patut Diberi Keutamaan

Sesetengah SME tidak print terlalu banyak tetapi sangat aktif melakukan scanning.

Contohnya:

Accounts menerima 20 hingga 30 supplier invoices seminggu.

Operation pula membawa masuk signed service reports.

Sales mempunyai signed quotations.

Management mempunyai agreements.

Dalam keadaan ini, scanner yang boleh memproses beberapa halaman melalui Automatic Document Feeder boleh menjimatkan lebih banyak masa berbanding menambah print speed yang tidak digunakan.

Bila Black & White Sudah Mencukupi?

Untuk kebanyakan SME, majoriti business documents masih boleh menggunakan black & white.

Contohnya:

• quotation
• invoice
• PO
• DO
• agreement
• job sheet
• statement
• report
• HR forms

Colour lebih berguna untuk syarikat yang kerap menyediakan:

• catalogue
• proposal
• product images
• property presentation
• marketing material
• design work
• customer report bergambar

Jangan ambil colour copier hanya kerana fungsi itu tersedia.

Lihat sama ada staff memang menggunakannya untuk tujuan business.

A3 Juga Bukan Fungsi Wajib untuk Semua SME

A3 lebih berguna kepada:

• contractor
• engineering company
• interior design
• property
• project management
• technical business

yang menggunakan:

• floor plan
• layout
• drawing
• large schedule

Untuk trading, service atau administration office yang hampir semuanya A4, fungsi A3 mungkin tidak memberi banyak nilai.

Month-End Boleh Menunjukkan Sama Ada Setup Sekarang Betul-Betul Cukup

Pada minggu biasa, printer mungkin terasa okay.

Tetapi ketika month-end:

Accounts mahu print statement.

Supplier invoice perlu discan.

Customer invoice perlu disemak.

Management meminta report.

Expense claim bertambah.

Sales masih menggunakan printer seperti biasa.

Jika semua staff mula menunggu atau berpindah ke printer lain ketika waktu ini, itu petanda setup sekarang hampir mencapai limit.

SME patut melihat bukan hanya average monthly volume tetapi juga apa berlaku ketika semua orang mempunyai deadline pada masa yang sama.

Office Layout Pun Boleh Membazirkan Masa

Jika pejabat kecil, satu central copier biasanya mudah digunakan.

Tetapi ada SME yang mempunyai:

• office depan
• store belakang
• workshop
• warehouse
• upper floor administration

Jika staff perlu naik turun atau berjalan jauh untuk setiap print, lokasi mesin perlu dipertimbangkan.

Tidak semestinya tambah copier besar.

Kadang-kadang satu central multifunction copier bersama satu simple operational printer sudah cukup.

Susunan device patut mengikuti pergerakan staff.

SME yang Sedang Berkembang Jangan Pilih Mesin Terlalu Tepat dengan Penggunaan Hari Ini

Jika syarikat sedang berkembang, penggunaan enam bulan akan datang mungkin tidak sama dengan hari ini.

Staff bertambah.

Customer bertambah.

Supplier bertambah.

Transaction bertambah.

Tetapi mengambil mesin terlalu besar juga tidak semestinya berbaloi.

Lebih baik pilih setup yang mempunyai sedikit ruang untuk pertumbuhan tanpa membayar untuk capacity yang jauh melebihi keperluan.

Jenis SME di Putra Perdana yang Boleh Menggunakan Copier Rental

Keperluan seperti ini sesuai untuk pelbagai perniagaan termasuk:

• trading company
• service company
• contractor
• distributor
• supplier
• e-commerce office
• automotive support office
• property office
• consultancy
• professional service company
• project office
• warehouse administration
• maintenance company
• small corporate office
• growing SME

Setiap satu mempunyai masalah berbeza.

Trading company mahu dokumen supplier dan customer sepadan.

Service company mahu signed job report kembali dengan cepat.

Contractor mahu project document teratur.

E-commerce office mungkin lebih banyak order, invoice dan supplier records.

Sebab itu mesin sepatutnya mengikut cara business beroperasi.

Bila Rental Lebih Praktikal daripada Terus Menambah Printer

Untuk SME, copier rental boleh mula masuk akal apabila syarikat mahu mengurangkan kerja mengurus banyak device secara berasingan.

Great Image Marketing menyediakan pilihan sewa mesin fotostat bermula daripada RM99 sebulan, bergantung kepada model dan pakej.

Pakej tertentu boleh merangkumi:

• toner
• spare parts
• maintenance
• repair support
• delivery
• installation

mengikut terma pakej yang dipilih.

Nilai rental tidak sepatutnya dinilai melalui monthly rental sahaja.

Syarikat juga perlu melihat:

• berapa banyak printer sekarang
• consumable cost
• repair
• staff time
• scanning requirement
• jumlah pengguna
• peak usage

Dengan cara itu, lebih mudah mengetahui sama ada satu multifunction copier benar-benar boleh memperbaiki cara office bekerja.

Kawasan Servis Sekitar Putra Perdana

Servis sewa mesin fotostat tersedia untuk Putra Perdana dan kawasan berdekatan seperti:

• Taman Putra Perdana
• Puchong
• Bandar Saujana Putra
• Cyberjaya
• Dengkil
• Kota Warisan
• Putrajaya
• Seri Kembangan
• kawasan sekitar Selangor dan Klang Valley

Great Image Marketing turut menyediakan servis copier rental di Kuala Lumpur, Selangor, Johor, Negeri Sembilan dan Melaka.

Sewa Mesin Fotostat di Putra Perdana untuk Pejabat SME

Pejabat SME tidak semestinya memerlukan mesin paling besar.

Ia memerlukan mesin yang tidak mengganggu rentak kerja.

Staff perlu boleh mencetak quotation ketika customer menunggu.

Accounts perlu boleh scan supporting documents tanpa bergantung kepada satu komputer.

Operation perlu boleh menyerahkan signed document dengan cepat.

Management pula perlu mendapatkan report apabila diperlukan.

Jika syarikat anda sedang mencari sewa mesin fotostat di Putra Perdana untuk pejabat SME, Great Image Marketing menyediakan pilihan copier untuk shared office printing, scanning dan document handling berdasarkan penggunaan sebenar syarikat.

Great Image Marketing Sdn Bhd
Established Since 2015
Your Copier Specialist
Professional Service You Can Trust

Call / WhatsApp: 016-711 7619

Soalan Lazim

Office kami hanya mempunyai 6 hingga 8 staff. Adakah copier rental terlalu besar?

Tidak semestinya. Jika beberapa staff mengurus banyak quotation, invoice, DO, supplier document atau scanning, multifunction copier masih boleh memberi manfaat walaupun team kecil.

Apa beza SME trading dengan service company dari segi penggunaan copier?

Trading company biasanya lebih banyak mengurus quotation, PO, DO dan supplier invoice. Service company pula lebih banyak menggunakan job sheet, service report, signed completion dan customer records.

Patutkah semua desktop printer digantikan?

Tidak. Desktop printer tertentu masih sesuai untuk light atau specialised printing. Copier boleh digunakan untuk shared printing, photocopy dan scanning yang lebih berat.

Apa tanda office mempunyai terlalu banyak printer?

Jika terlalu banyak toner type, printer menggunakan driver berbeza, scanner hanya berfungsi pada device tertentu dan staff selalu berpindah printer apabila satu unit rosak, setup mungkin sudah terlalu berpecah.

Kenapa scan-to-folder lebih sesuai daripada scan ke satu PC?

Ia mengurangkan pergantungan kepada seorang staff dan membolehkan dokumen disimpan terus di lokasi yang boleh diakses oleh department berkaitan.

Untuk SME yang banyak buat kerja luar, dokumen apa patut diberi perhatian?

Signed delivery order, service report, completion form, customer acknowledgement dan job documents penting kerana semuanya perlu kembali ke office untuk billing atau filing.

Copier black & white cukup untuk SME?

Untuk banyak business, ya. Jika majoriti dokumen ialah quotation, invoice, PO, DO dan report, black & white biasanya mencukupi.

Bila colour copier lebih berbaloi?

Jika syarikat selalu mencetak proposal, catalogue, product images, presentations atau customer-facing documents yang memang memerlukan warna.

Bila A3 diperlukan?

A3 lebih relevan untuk project, engineering, property atau contractor yang menggunakan layout, drawing dan pelan. Office yang hampir semuanya menggunakan A4 mungkin tidak memerlukannya.

Kenapa month-end penting ketika menilai mesin?

Kerana Accounts, Admin dan Management mungkin mempunyai deadline serentak. Mesin yang sesuai pada minggu biasa boleh menjadi terlalu sibuk apabila monthly closing bermula.

Adakah jumlah staff cukup untuk menentukan kapasiti mesin?

Tidak. Lebih baik melihat jumlah transaksi, printing, scanning dan berapa department menggunakan mesin serentak.

Di mana central copier patut diletakkan?

Lokasi terbaik biasanya berhampiran pengguna utama seperti Admin dan Accounts, tetapi ia perlu disesuaikan dengan layout serta pergerakan staff dalam office.